Документальная проверка

Основным результатом экспресс-анализа является выявление проблемных поставщиков (кандидатов в фиктивные поставщики), через которых, возможно, осуществляется теневой вывод средств предприятия.
Однако, чтобы подтвердить или опровергнуть результаты экспресс-анализа необходимо провести детальный анализ первичных учетных документов (счетов, счетов-фактур, товарных накладных и т.п.), а также соответствующих договорных документов.
Например, если выявится, что по проблемной поставке подтверждается оплата (имеются платежные поручения), но отсутствуют необходимые документы по оприходованию товара (счета- фактуры, товарно-транспортные накладные), то эта поставка может быть исключена из состава затрат в уменьшение прибыли. Соответственно, будут доначислены налоги, начислены пени.
Если документы по оприходованию товара представлены, но вызывают сомнения в достоверности, то может быть проведена встречная проверка. Такая проверка может привести к аналогичным результатам.
Например, могут быть не приняты к учету пресловутые  многомиллионные «консультационные услуги» или программное обеспечение стоимостью в сотни миллионов рублей, происхождение которого поставщик не может достоверно обосновать и которое не  эксплуатируется на проверяемом предприятии.
Одним словом, результаты экспресс-анализа в части выявления проблемных поставщиков можно подтвердить или опровергнуть только после детального анализа соответствующих документов.
Помимо этого, часто основной причиной доначисления налогов является элементарное отсутствие документов, на основании которых выполнены проводки. Даже по поставкам,  которые в действительности имело место, потому, что в бухгалтерском учете действует
правило:  «нет документа – нет проводки».
Таким образом, серьезный анализ бухгалтерской базы обязательно должен быть совмещен с проверкой наличия и анализом соответствующих первичных документов.
Наиболее простым и надежным способом убедиться, что бухгалтерская проводка
подкреплена соответствующим документом, является увидеть электронную копию
учетного документа одновременно с проводкой.
Документальная проверка (инвентаризация документов) по технологии «Инспектор» сводится к тому, что от Заказчика мы получаем базу данных бухгалтерских проводок и папки с документами, а в качестве результата мы передаем:
  1. детальные аналитические отчеты, содержащие перечни проводок (подкрепленных и не подкрепленных учетными документами), а также перечни документов, для которых не выявлены соответствующие проводки;
  2. исходную бухгалтерскую базу в формате «Инспектор-С», в которой проводки связаны с электронными копиями соответствующих документов. Такой формат бухгалтерской базы позволяет автоматически отображать электронные копии документов при перемещении по проводкам.
Инвентаризация документов по технологии «Инспектор» включает следующие основные этапы:
  1. формирование электронных копий документов;
  2. загрузка электронных копий документов в программу «Инспектор-С»;
  3. подготовка электронных копий документов к связыванию с проводками;
  4. связывание электронных копий документов с проводками.

Формирование электронных копий документов в настоящее время является настолько рутинной процедурой, что не требует каких-либо пояснений.

Отметим лишь, что средняя производительность на этом этапе работ составляет 2- 3 тысячи документов в день при использовании сканеров стоимостью 40 - 45 тыс.руб.

Ниже будет показано, что инвентаризация документов по технологии «Инспектор» является высокопроизводительным технологическим процессом, который может быть выполнен техническим персоналом среднего уровня, владеющим лишь базовыми навыками компьютерной грамотности и получившим краткий инструктаж по технологии «Инспектор».

Это позволяет нам с готовностью браться за проведение инвентаризации бухгалтерских документов практически любого объема.

Загрузка электронных копий документов в базу данных программы «Инспектор-С»

Для того, чтобы в бухгалтерской базе данных «Инспектор-С» можно было связать проводки с электронными копиями документов, нужно сделать следующее:

  • В описании базы данных указать путь к директории, в которых будут размещатьсяэлектронные копии документов;
  • Выполнить режим «Залить» для создания базы данных  электронные копии документов, а впоследствии, при пополнении этой базы новыми документами, выполнять режим «Подлить».

Подготовка электронных копий документов к связыванию с проводками

Подготовка электронных копий документов к связыванию с проводками сводится, в основном, к тому, чтобы разметить эти электронных копии таким образом, который впоследствии позволит отобрать (отфильтровать) документы нужного вида.

Например, отобрать платежные поручения по поступлению денежных средств на расчетный счет предприятия, или по перечислению с расчетного счета предприятия, или счета-фактуры по поступлению товаров на склад и т.п.

На первом рисунке показано окно со списком неразмеченных электронных копий документов, кнопка режима «Разметить» и окно с изображением текущей электронных копии.

На следующем рисунке показано, что для разметки сформировано компактное меню видов документов, которое содержит лишь несколько видов документов, необходимых для разметки очередной папки с документами.

Такое компактное меню сокращает движения мышью для выбора нужного вида документа, что повышает производительность труда. Разметка документов заключается в том, что пользователь, глядя на изображение документа, нажимает на соответствующую кнопку в компактном меню, после чего программа автоматически отображает изображение следующего документа.

Связывание электронных копий документов с проводками

Когда размечено достаточное количество электронных копий документов, можно приступить непосредственно к связыванию проводок с электронными копиями соответствующих документов.

Предположим, что мы будем связывать с электронными копиями документов проводки по поступлению денежных средств на расчетный счет в банке.

Для этого сначала нужно открыть журнал-ордер по счету 51 в разрезе проводок, а затем в базе данных электронных копий документов выбрать (отфильтровать) документы нужного вида и занести их в буфер предварительно открытого журнала-ордера. После этого можно перейти в журнал-ордер по счету 51 в разрезе проводок и приступить к связыванию.

Связывание заключается в том, что программа автоматически отображает очередную электронными копиями документа, а пользователь визуально (т.е зрительно) находит соответствующую проводку в журнале-ордере, подводит к ней курсор и нажимает на кнопку «Связать».

Как правило, документы в папках расположены в хронологическом порядке, т.к. именно в таком порядке они попадают в папку. Проводки в журнале-ордере также можно расположить (отсортировать) в хронологическом порядке.

Таким образом, пользователь может быстро найти нужную проводку - она, как правило, расположена прямо перед ним на открытой странице журнала-ордера.

Если же это не так, то можно воспользоваться окнами для поиска нужной проводки по дате, сумме или по обоим этим реквизитам.

Все вместе это позволяет достичь высокой производительности связывания проводок с электронными копиями документов – от 500 проводок и выше в течение рабочего дня.

Оптимизация затрат на инвентаризацию документов

Мы можем помочь Заказчику выбрать оптимальную стратегию инвентаризации документов. Цель такой стратегии – свести к минимуму стоимость с минимальным снижением достоверности результатов.

Предположим, стоит задача провести сплошную инвентаризацию первичных учетных документов по оприходованию товаров/работ/услуг в условиях дефицита времени и других ресурсов.

Попросту говоря, поставлена задача проверить наличие товарных накладных за весь отчетный год по всем поставщикам с минимальными затратами, но без существенной потери
достоверности.

Таким образом правильный выбор стратегии позволяет в десятки раз сократить затраты
и сроки на инвентаризацию документов без существенной потери достоверности
результатов.

Чтобы оценить объем работ, сначала откроем соответствующие проводки – для этого достаточно открыть журнал-ордер на счете 60.01 (расчеты с Поставщиками), пометить корреспонденции со счетами учета затрат и нажать на кнопку «Проводки».

Когда журнал-ордер с проводками по помеченным корреспонденциям будет раскрыт, нужно выполнить режим «Гистограмма».

Этот режим представит гистограмму, в которой будет показан вес оборота в зависимости от минимальной суммы проводок.

Из представленной гистограммы наглядно видно, что, если связывать с изображениями проводки с суммой не менее 2 млн.руб., то эти проводки содержат 80% от общего оборота всех заданных проводок. При этом  количество таких проводок всего 161, т.е. в 87 раз меньше (!), чем общее количество раскрытых проводок 13,947!