Загрузка бухгалтерской базы «1С»

Загрузка электронной бухгалтерской базы  «1С» в программу «Инспектор-С» состоит из 3-х
этапов:

  1. экспорт бухгалтерских  проводок и субконто из программы «1С»;
  2. импорт бухгалтерских  проводок и субконто  в программу  «Инспектор-С»;
  3. выявление и устранение  дублирования наименований контрагентов и товаров в бухгалтерской базе  «Инспектор-С».

Экспорт бухгалтерских проводок и субконто из программы «1С»

Чтобы выполнить экспорт бухгалтерских проводок и субконто из программы «1С» надо
открыть соответствующую базу  «1С», войти в меню «Файл/Открыть» и вызвать штатный запрос на выгрузку бухгалтерских проводок и субконто «1С» в формате, необходимом для загрузки в программу «Инспектор-С».

Иногда в базе данных «1С» содержится несколько организаций. Поэтому, после вызова запроса на выгрузку проводок от него поступает запрос на выбор нужной организации.

Затем нужно выбрать директорию, в которую будут помещены файлы выгрузки.

После этого надо нажать кнопку «Выгрузить» и следить за протоколом выгрузки в нижней части экрана, пока выгрузка не завершится.

В результате экспорта в выходной директории формируется набор штатных
таблиц программы «Инспектор-С», а также дополнительные таблицы, содержащие субконто «1С».

Выполнение этого этапа занимает от нескольких минут до нескольких десятков минут в
зависимости от объема выгружаемой бухгалтерской базы.

Импорт бухгалтерских проводок и субконто  в программу «Инспектор-С»

Для импорта (загрузки) бухгалтерской информации «1С» сначала  необходимо в программе «Инспектор-С» создать новую пустую базу данных, в которую затем надо перенести таблицы, полученные в результате экспорта проводок из «1С».

Основная таблица проводок программы «Инспектор-С», полученная в результате экспорта из «1С», содержит все поля, предусмотренные для этой таблицы  в формате  «Инспектор-С», а также 10 дополнительных полей.

В  дополнительных полях таблицы проводок программы «Инспектор-C» содержатся значения реквизитов «Субконто» программы «1С»:  5 Субконто для Дебитора и 5 Субконто  для  Кредитора проводки.

В результате экспорта из программы «1С» в основной таблице проводок программы «Инспектор-С»  уже заполнены такие реквизиты, как «Дата», «Сумма», «Дб-счет», «Кр-счет», «Назначение платежа», «Вид документа» и «Номер документа».

Незаполненными остаются лишь реквизиты «Дебетор-1/2», «Кредитор-1/2», «Товар-1/2» и «Договор».

Формирование этих полей из импортированных из «1С» реквизитов «Субконто-1…5» и является основной задачей при импорте в «Инспектор-С».

Для формирования реквизитов «Дебетор-1/2», «Кредитор-1/2» и «Товар-1/2» надо выбрать режим  «1С».

Затем в окне с параметрами режима «1С пользователю дается возможность сопоставить субконто «1С» со справочниками  «Контрагенты-1/2» и «Товары-1/2/» и «Договор».

В результате содержимое выбранного  пользователем субконто загружается в соответствующий справочник  «Инспектор-С».

Выполнение этого этапа занимает от нескольких минут до нескольких десятков минут в зависимости от объема загружаемой бухгалтерской базы.

Выявление и устранение дублирования наименований контрагентов и товаров в бухгалтерской базе «Инспектор-С»

В программе «1С» контрагенты на разных счетах учета (например,  «Покупатели» и «Поставщики») могут храниться в различных субконто.

Так как некоторые контрагенты могут быть одновременно поставщиками и покупателями, то наименования (и внутренний код) таких контрагентов в разных субконто  могут отличаться.

Одним из преимуществ программы «Инспектор-С» является возможность выполнять аналитические расчеты в разрезе контрагентов не на одном счете учета, а на нескольких счетах учета одновременно.

Например, можно задать расчет в разрезе контрагентов на счетах учета 60.01, 62.01 и 76.05 одновременно. Если какой-либо контрагент одновременно является «Покупателем» и «Поставщиком», то  такой расчет позволяет получить консолидированный журнал-ордер по этому контрагенту, отражающий операции с ним на всех указанных счетах одновременно.

Чтобы такой расчет дал верные результаты необходимо, чтобы каждый контрагент имел одно наименование (и внутренний код, разумеется) на всех счетах учета.

Поэтому в программе «Инспектор-С» предусмотрено несколько алгоритмов выявления и автоматизированного устранения дубликатов в любом справочнике:

  • По главному слову, в  качестве которого в каждом наименовании принимается:
    - первое слово;
    - самое длинное слово;
    - ИНН, которое автоматически выделяется как слово, состоящее из одних цифр
    и имеет длину 10 символов.
  • Одинаковые (совпадающие)  наименования. При этом количество пробелов между словами, служебных  символов (точки, запятые, повторяющиеся буквы) в таких одинаковых  наименованиях может отличаться.

В результате выполнения выбранного режима отображается окно с выявленными наименованиями -  кандидатами на дублирование, в которых встречаются одинаковые слова.

После выбора нужное наименование (точнее – код наименования) заносится во все проводки, а в соответствующем справочнике удаляются все дубликаты – остается только выбранное наименование.

Выполнение этого этапа занимает от нескольких минут до нескольких десятков минут в зависимости от количества контрагентов в бухгалтерской базе.

Время выполнения этого режима можно сократить, задав минимальный итоговый оборот ОД + ОК. Контрагенты, у которых этот показатель ниже, при выявлении дубликатов учитываться не будут.