Инвентаризация документов

Часто основной причиной доначисления налогов является элементарное отсутствие документов, на основании которых выполнены проводки.

Руководство, как правило, даже не представляет, какие масштабы это может иметь.

Наиболее простым и надежным способом убедиться, что бухгалтерская проводка подкреплена соответствующим документом, является увидеть электронную копию учетного документа одновременно с проводкой.

Инвентаризация документов сводится к тому, что от Заказчика я получаю базу данных бухгалтерских проводок и папки с документами, а в качестве результата передаю:

  1. детальные аналитические отчеты, содержащие перечни проводок, подкрепленных и не подкрепленных учетными документами. Помимо этого предоставляется перечень документов, для которых не выявлены соответствующие проводки;
  2. исходную бухгалтерскую базу в формате программы «ИНСПЕКТОР-С», в которой проводки связаны с электронными копиями соответствующих документов.
    Такой формат бухгалтерской базы позволяет автоматически отображать электронные копии документов при перемещении по проводкам. Программа «ИНСПЕКТОР-С», необходимая для работы с такой базой данных, предоставляется бесплатно.

При выполнении расчетов и при открытии журналов-ордеров  предусмотрен режим, который позволяет учитывать только проводки, связанные с электронными копиями документов, или  только проводки, не связанные с электронными копиями документов. Это позволяет оценить объем проводок, подкрепленных и не подкрепленных документами, в количественном и в денежном выражении.

В целях минимизации стоимости я могу провести не сплошную, а выборочную инвентаризацию документов, которая проводится с учетом согласованных с Заказчиком критериев отбора проводок.

Например:

  • минимальная сумма документа;
  • диапазон дат;
  • перечень контрагентов.

В большинстве случаев инвентаризация выявляет необходимость восстановления значительного количества утраченных документов.

Я могу помочь Заказчику выбрать оптимальную стратегию восстановления утраченных документов.

Например, из нескольких тысяч проводок, не подкрепленных документами, могут быть выделены нескольк десятков, которые дают 70% от общего оборота, не подкрепленного документами.

Правильный выбор стратегии позволит в десятки раз сократить затраты и сроки на восстановление утраченных документов.

Более подробно инвентаризация документов описана в соответствующем разделе статьи «Семинар по технологии ИНСПЕКТОР»